O AssociaPro apresenta dispõe de ferramentas que auxiliam no processo de organização de atividades ou eventos.

O processo de organização de um evento e o controlo de todo o fluxo que decorre desde a calendarização até à sua realização pode ser algo extenuante.

A utilização das ferramentas do AssociaPro permitem não só um maior controlo como também apresentar e gerir o evento de uma forma moderna.

1. Agendar um Evento/Actividade

O processo inicia-se com a calendarização do eventos. A opção «Calendário de actividades» do menu «Conteúdos» permite listar e adicionar os eventos no calendário.

Na ficha do evento devem fornecer-se os dados essenciais como o título ou nome da actividade, ter um texto descritivo que pode conter o programa e as condições de acesso. Não esquecer de indicar a data/hora de inicio e de fim, assim como o local de realização. Se o evento for pago indicar o preço para sócios e para não sócios.

Ideia: Pode acrescentar links para o arquivo de documentos com fichas de inscrição, folhetos informativos e cartazes.

2. Divulgação

Se usar o plano Premium com site, os eventos públicos serão listados de forma automática no site. Pode usar os Malings para enviar emails de convite aos associados para a actividade agendada.

Ideia: Convide os associados a uma visita à área de sócio para verem o calendário de eventos e ler as últimas notícias

As actividades públicas também aparecem na página inicial do AssociaPro.

3. Pré-inscrições e Inscrições

O calendário de atividades nos sites AssociaPro permitem fazer pré-inscrições. Após preencher um breve formulário é enviada uma mensagem de email com a informação do evento e as indicaçãoes de pagamento no caso de ser um evento pago, com o NIB e uma Referência para pagamento por Multibanco. Um duplicado da mensagem é enviado para o email oficial da instituição.

Os associados também podem colocar inscrições directas através da área de sócio.

4. Confirmação de Inscrições

Como a ficha de pré-inscrição é reduzida para facilitar o processo aos utilizadores, após a recepção do email de pré-inscrição deve-se:

• Enviar um email ao inscrito a solicitar dados em falta e documentos
• Informar acerca da condições de participação
• Se o evento for pré-pago, solicitar pagamentos em falta
• Enviar uma mensagem a informar que a inscrição foi tornada efectiva

5. Controlo de inscrições e recebimentos

As formas de controlo mais tradicionais como o uso de fichas em papel, emails ou registos em folhas de cálculo, nem sempre garante uma gestão eficaz do evento. Desta forma é frequente perder-se tempo, perder-se informação vital, perder o controlo sobre os inscritos e sobre os recebimentos.

O calendário de atividades do AssociaPro ajuda-o da seguinte forma:

• permite registar inscrições em cada atividade, à medida que se vão recebendo os emails de pré-inscrição e das inscrição presenciais na sede
• os registos feitos na área de sócio ficam de imediato registados
• é possível saber os inscritos para cada actividade
• permite controlar os pagamentos efectuados por cada inscrito
• pode fazer listagens para checklist / checkin no evento

O módulo de recibos permite:

• emitir os recibos para confirmar os pagamentos de cada inscrito
• pode convidar o sócio a ir á sua área fazer o download do respectivo recibo
• fazer a impressão prévia dos recibos para entrega em mão durante o checkin

6. Checkin ao evento

Sendo o AssociaPro uma aplicação online, poder ser usado em portáteis ou tablets durante um evento para facilitar o ckeckin.

• para confirmar os inscritos à entrada
• para verificar os pagamentos efectuados
• emitir recibos que podem ser enviados por email ou descarregados na área de sócios, para além da tradicional impressão

7. Depois do evento - ainda há mais

Uma vez mais, podem-se aproveitar os recursos do AssociaPro, para:

• criar galerias de fotos e anexar os links à ficha do evento
• publicar documentos de acta, conclusões, discursos na galeria de documentos e anexar links à actividade
• publicar notícias sobre a forma como decorreu o evento
• enviar emails aos participantes para visitarem o site e verem as novidades publicadas

Informação legal

O presente artigo na altura da sua leitura pode estar desatualizado. Durante a leitura dos artigos deve ser considerado o seu enquadramento pela data em que foram redigidos. O AssociaPro é um programa desenvolvido e aperfeiçoado de forma continuada assim, na altura da sua leitura pode haver algum desfasamento entre a forma descrita no artigo e o funcionamento no programa. Este blog serve para demonstrar as diversas funcionalidades do programa e nem todas elas fazem parte da subscrição base sendo algumas delas pertencentes a módulos extra, por favor ver a lista de funcionalidades e o precário.

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