Como iniciamos agora o ano, começamos por deixar aqui uma dica muito importante, a manutenção dos contactos actualizados.
Anteriormente, a forma de se encontrar um contacto para uma empresa ou instituição, seria através das Páginas Amarelas. Hoje em dia, a procura de contactos é feita, de forma maioritária, na internet.
Como tal, é muito importante, sempre que haja mudança de endereço, novos números de telefone, telemóvel ou emails, fazer a sua actualização no site internet e nos directórios de empresas.
Como organizar os e-mails
Nas empresas e instituições é comum haver alterações nos recursos humanos; há pessoas que entram, outras que saem, e até há mudanças nos membros da Direcção e Órgãos Sociais.
- Não usar e-mails pessoais: tal como o nome indica, devem ser usados apenas para uso de cada pessoa. Por outro lado, se for um e-mail criado para um cargo ou departamento, várias membros da associação poderão consultar e enviar mensagens a partir dos mesmos. Com os e-mails pessoais peder-se o acesso a determinadas mensagens, se essa pessoa estiver ausente.
- Não criar e-mails com o nome dos membros: se o membro ou sócio se retirar da instituição o e-mail fica inutilizado, tendo que ser removido, podendo perder-se mensagens que estariam a ser encaminhadas para ali.
- Criar e-mails para cargos e departamentos, como por exemplo:
- A Direcção deverá criar e manter um sistema de documentação organizada em dossiers e ficheiros informáticos, onde deverão constar os endereços de e-mail e os códigos de acesso, telefones, telemóveis e endereços.
Actualizar contactos
- Informar todos os sócios, clientes e fornecedores dos novos contactos.
- Actualizar o site, directórios e motores de busca com os novos contactos.
(*) Existem diversos operadores de correio electrónico gratuitos disponiveis: Gmail, Hotmail, PortugalMail...
por: itWorks-Studio, Ltd